Obiectul prezentului Regulament îl constituie modul de organizare și funcționare al Comisiei de monitorizare a sistemului de control intern managerial în cadrul Instituţiei Prefectului – Judeţul Mureş.
I. INTRODUCERE
Art. 1 Comisia de monitorizare a sistemului de control intern managerial, denumită în continuare Comisia de monitorizare, are ca scop asigurarea coordonării politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul Instituţiei Prefectului – Judeţul Mureş, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru:
- Atingerea obiectivelor instituţiei într-un mod economic, eficient şi eficace;
- Respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului;
- Protejarea bunurilor şi a informaţiilor;
- Prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor;
- Calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere referitoare la sistemul financiar şi de management;
- Eficacitatea şi eficienţa funcţionării instituţiei;
- Fiabilitatea informaţiei interne şi externe;
- Respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne.
Art. 2 Activitatea Comisiei de monitorizare se desfășoară în conformitate cu prevederile Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea OSGG nr.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice și ale prezentului regulament.
II. COMPONENŢA COMISIEI DE MONITORIZARE
Art. 3 Comisia de monitorizare are următoarea componenţă:
- Prefect – în calitate de preşedinte
- Subprefect – în calitate de vicepreşedinte
- Director Cancelaria Prefectului – în calitate de membru
- Şef serviciu SDEMSPD – în calitate de membru
- Şef serviciu SFCRUA– în calitate de membru
- Şef serviciu SVLAANCA– în calitate de membru
- Şef Corp Control– în calitate de membru
- Şef serviciu SPCEEPS Mureş– în calitate de membru
- Şef serviciu SPCRPCÎV Mureş– în calitate de membru
- Secretar/înlocuitorul acestuia
III. ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA COMISIEI DE MONITORIZARE
Art. 4 Atribuţiile preşedintelui/vicepreşedintelui Comisiei de monitorizare sunt următoarele:
- Emite ordinea de zi a şedinţelor;
- Asigură conducerea şedinţelor;
- Numeşte membrii şi invitaţii, dacă este cazul;
- Stabileşte frecvenţa întâlnirilor;
- Decide şi stabileşte forma de promovare (ordin, plan de măsuri, etc) şi de urmărire (adresă, informare, notă internă etc) a modului de respectare a deciziei de către cei în sarcina cărora s-a stabilit obligaţia de îndeplinire.
Art. 5 Atribuţiile membrilor Comisiei de monitorizare sunt următoarele:
- Coordonează procesul de actualizare a obiectivelor şi a activităţilor la care se ataşează indicatori de performanţă sau de rezultat pentru evaluarea acestora;
- Analizează şi prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor generale ale funcţionării entităţii publice, prin stabilirea limitelor de toleranţă la risc, anual, aprobate de către conducerea entităţii, care sunt obligatorii şi se transmit tuturor compartimentelor pentru aplicare;
- Analizează şi avizează procedurile formalizate şi le transmit spre aprobare conducătorului entităţii publice;
- Analizează, în vederea aprobării, informarea privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii, elaborată de secretarul Comisiei de monitorizare, pe baza raportărilor anuale privind monitorizarea performanţelor anuale, de la nivelul compartimentelor;
- Comisia de monitorizare analizează, în vederea aprobării, informarea privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor, elaborată de Echipa de gestionare a riscurilor, pe baza raportărilor anuale, de la nivelul compartimentelor;
- Prezintă documente (informare, adresă) cu privire la modul de îndeplinire a măsurilor stabilite;
- Sprijină şi urmăreşte modul de implementare a programelor de dezvoltare a sistemului de control intern managerial de către compartimente;
- Asigură verificarea conformităţii cu cerinţele de control intern/managerial a procedurilor de sistem şi operaţionale ale compartimentelor din cadrul Instituţiei Prefectului-Judeţul Mureş;
- Supraveghează şi, după caz, îndrumă activitatea pe linie de control intern managerial;
- Întocmeşte planuri de măsuri pentru remedierea disfuncţionalităţilor pe linie de control intern managerial pe care le prezintă spre aprobare preşedintelui Comisiei de monitorizare;
- Analizează şi aprobă Informarea Echipei de Gestionare a Riscurilor cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul Instituţiei Prefectului-Judeţul Mureş.
Art. 6 Atribuţiile secretarului/înlocuitorul acestuia Comisiei de monitorizare, în îndeplinirea sarcinilor şi obligaţiilor specifice:
- Întocmirea Situaţiei centralizatoare semestrială/anuală privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;
- Întocmirea Stadiului implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31.12.20;
- Completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial;
- Întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării;
- Elaborarea Analizei stadiului de îndeplinire a Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
- Elaborarea Raportului anual al prefectului asupra sistemului de control intern/managerial;
- Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial la nivelul compartimentelor (şef serviciu/persoana desemnată din cadrul compartimentului) şi al Instituţiei Prefectului – Judeţul Mureş;
- Analizează Programul de pregătire profesională a personalului pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial în cadrul Instituţiei Prefectului-Judeţul Mureş;
- Urmăreşte modul de punere în aplicare a acţiunilor pe linie de control intern managerial, stabilite prin Programul de dezvoltare emis atât de Instituţia Prefectului-Judeţul Mureş cât şi de structurile superioare (Corpul de Control al Ministrului, Direcţia Audit Public Intern, etc) sau prin ordine emise de Prefect/Subprefect şi prezintă acestuia/acestora stadiul realizării acţiunilor stabilite;
- Elaborează materiale informative pentru asigurarea implementării standardelor, obiectivelor şi acţiunilor de control intern managerial la nivelul compartimentelor;
- Elaborează minutele şedinţelor şi hotărârile comisiei;
- Informează compartimentele cu privire la obligaţiile de raportare pe care le au, termenele stabilite de preşedinte şi centralizează datele astfel rezultate pentru îndeplinirea măsurilor şi pentru completarea situaţiilor prevăzute în Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr.200/2016 privind modificarea şi completarea OSGG nr.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice;
- Verifică datele privind raportarea, colectate de la şefii compartimentelor şi întocmeşte analize, sinteze, situaţii centralizatoare, precum şi alte tipuri de rapoarte solicitate de structura ierarhic superioară la termenele stabilite de aceasta, ori cele prevăzute în alte dispoziţii legale;
- Alte informări.
IV. RAPORTUL ANUAL AL PREFECTULUI ASUPRA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL
Art. 7 Etapele elaborării Raportului anual al prefectului asupra sistemului de control intern managerial.
| Nr.
crt |
Activitatea | Răspunde | Execută | Termen | Indicator de rezultat |
| 1 | Emiterea unui ordin al prefectului privind declanşarea operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial | Prefect
Subprefect Secretar |
Secretar | Potrivit calendarului de lucru stabilit | Ordin al Prefectului
Lista de difuzare semnată |
| 2 | Organizarea unei şedinţei a Comisiei de monitorizare având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare | Comisia de monitorizare | Secretar | După semnarea Ordinului | Proces-verbal aprobat
Lista de difuzare semnată |
| 3 | Completarea chestionarului de autoevaluare a sistemului de control intern managerial la nivelul fiecărui serviciu/compartiment şi asumarea datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise de către şefii compartimentelor | Comisia de monitorizare | Şefii seviciu/
compartiment |
După aprobarea şi diseminarea procesului-verbal de şedinţă | Chestionare de autoevaluare completate şi asumate |
| 4 | Întocmirea situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare semnate şi transmise de către şefii compartimentelor | Comisia de monitorizare | Secretar | După centralizarea chestionarelor de autoevaluare | Situaţia sintetică elaborată şi aprobată de prefect |
| 5 | Realizarea situaţiei anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31.12.201.. | Comisia de monitorizare | Şefii seviciu/compartiment | După aprobarea şi diseminarea procesului-verbal de şedinţă | Situaţii anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial elaborate de servicii/compartimente |
| 6 | Raportarea stadiului realizării Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la data de 31.12.201… | Comisia de monitorizare | Şefii seviciu/compartiment | După aprobarea şi diseminarea procesului-verbal de şedinţă | Documente privind stadiul realizării Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial |
| 7 | Raportarea stadiului implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31.12.201… | Comisia de monitorizare | Secretar | După centralizarea chestionarelor de autoevaluare | Document privind stadiul implementării standardelor de control intern/managerial |
| 8 | Întocmirea Situaţiei centralizatoare anuală privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31.12.201… | Comisia de monitorizare | Secretar | După centralizarea situaţiilor anuale | Situaţie centralizatoare anuală privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial |
| 9 | Întocmirea Situaţiei centralizatoare cu privire la stadiul realizării Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial | Comisia de monitorizare | Secretar | După centralizarea documentelor privind stadiile de implementare | Situaţiei centralizatoare cu privire la stadiul realizării Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial |
| 10 | Organizarea şedinţei Comisiei de monitorizare de încheiere a procesului de autoevaluare a sistemului de control intern managerial | Comisia de monitorizare | Secretar | La încheierea procesului de autoevaluare | Proces-verbal aprobat
Lista de difuzare semnată |
| 11 | Elaborarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial | Prefect/Subprefect | Secretar | După încheierea şedinţei | Raport asupra sistemului de control intern/managerial aprobat |
(1) Ordinul de declanşare a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial se emite către prefect şi cuprinde următoarele aspecte:
- Dispunerea declanşării operaţiunii de autoevaluare şi termenul în care se va finaliza aceasta;
- Stabileşte mandatul Comisiei de monitorizare, în sensul indicării activităţilor care urmează a fi desfăşurate, a documentelor elaborate la sfârşitul operaţiunii şi modalitatea de prezentare a acestora conducerii Instituţiei;
- Stabileşte modalitatea în care Comisia de monitorizare va recurge la capacitatea de consiliere a Compartimentului Audit din cadrul Instituţiei;
- Stabileşte termenul de elaborare al Raportului anual asupra sistemului de control intern/managerial.
(2) Imediat după emiterea ordinului de declanşare a operaţiunii de autoevaluare, preşedintele Comisiei de monitorizare convoacă o reuniune a acesteia, având ca scop desfăşurarea următoarelor activităţi:
- Identificarea compartimentelor la nivelul cărora se vor formula răspunsuri la chestionarele de evaluare;
- Întocmirea chestionarului de autoevaluare, aplicabil la nivelul Instituţiei Prefectului-Judeţul Mureş, având ca prototip chestionarul prezentat în Anexa 4.1 la “Instrucţiunile” din OSGG nr.200/2016;
- Stabilirea aspectelor care necesită recurgerea la capacitatea de consiliere a Compartimentului Audit, dacă se impune;
- Stabilirea termenului de completare de către compartimente a chestionarului de autoevaluare şi data transmiterii acestuia către secretarul Comisiei de monitorizare;
- Stabilirea termenului de realizare a situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării;
- Stabilirea responsabilităţii membrilor Comisiei de monitorizare cu privire la întocmirea documentelor relevante în această etapă.
(3) Procesul-verbal al şedinţei cuprinde măsurile de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare, se supune aprobării prefectului/subprefectului şi se diseminează compartimentelor din cadrul Instituţiei.
(4) Completarea chestionarului de autoevaluare se realizează de către şefii compartimentelor, conform Anexei 4.1 la “Instrucţiunile” din OSGG nr.200/2016.
După definitivarea chestionarului, şeful de compartiment îl semnează pentru asumarea realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta şi îl transmite secretarului Comisiei de monitorizare.
(5) După primirea chestionarelor de autoevaluare completate de compartimente, secretarul Grupului de lucru, realizează centralizarea informaţiilor din acestea şi elaborează “Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării”, conform Anexei 4.2 la “Instrucţiunile” din OSGG nr.200/2016. Aprecierea gradului de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial se realizează în raport cu numărul standardelor implementate.
Situaţia sintetică se prezintă spre aprobare preşedintelui Grupului de lucru, în termenul stabilit prin ordinul de declanşare a operaţiunii de autoevaluare.
(6) În baza datelor , informaţiilor şi constatărilor rezultate din operaţiunea de autoevaluare, se întocmeşte “Raportul anual asupra sistemului de control intern managerial”, conform Anexei 4.3 la “Instrucţiunile” din OSGG nr.200/2016.
Raportul se aprobă de către Prefect sau Subprefect (pe principiul delegării competenţelor, în condiţiile legii), în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.
Raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă Corpului de Control al Ministrului MAI la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de legislaţie.
Art. 8 Calitatea de membru al Comisiei de monitorizare se dobândeşte, respectiv încetează, în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare.
V.DISPOZIŢII FINALE
Art. 9 Comisia de monitorizare cooperează cu compartimentele din cadrul instituţiei în vederea dezvoltării unui sistem de control intern managerial conform cu legislaţia specifică în vigoare.